El nuevo marco legal y tecnológico, aporta una gran oportunidad para todas las empresas y profesionales que desean optimizar los procesos administrativos y reducir costes de forma significativa.

ISLA SOFT, desde mes de junio de 2003 pertenece al Grupo de trabajo de ANF Autoridad de Certificación junto con la División de Auditoria Informática de la Agencia Tributaria y otras empresas de diferentes sectores como el de la fabricación, distribución y bancario. La División de Auditoria Informática de la Agencia Tributaria que asumió la responsabilidad de establecer los parámetros en los que tiene que funcionar el proceso de facturación telemática, así como el seguimiento sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de la Administración Tributaría.

La propuesta de emisión de factura telemática de ISLA SOFT se basa en un documento XML avalado por este Grupo de Trabajo, cuyo objetivo era el de definir un formato estándar que permita automatizar el proceso de recepción y validación de facturas telemáticas de forma rápida y eficaz.

Los objetivos planteados por la Unión Europea sobre la emisión legalizada de facturas en formato electrónico, han cristalizado en la resolución sobre factura telemática publicada en el pasado 28 de Febrero de 2003 en el BOE.

Según los estudios realizados por la propia Unión Europea, el coste de emisión y envío de una factura en papel es de 1,5 Euros. Si se estima un coste para las facturas telemáticas de 0,30 Euros, debido al proceso de legalización mediante firma electrónica que debe aplicarse, las organizaciones con un volumen considerable de emisión de facturas se benefician de un importante ahorro directo de costes al eliminar los gastos de papel, manipulación, ensobrado, envíos y almacenaje físico durante 5 años de las facturas.

Desde el punto de vista del receptor de las facturas, la legalización de la factura telemática abre las puertas a la implementación de sistemas que permitan el proceso automático de recepción y contabilización de facturas, reduciendo los costes administrativos de forma sustancial y eliminando la necesidad de archivar el soporte impreso durante 5 años.

La solución de factura telemática propuesta por Tradise se basa en el estricto cumplimiento de:

ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática.
http://www.boe.es/boe/dias/2002-12-13/pdfs/A43354-43356.pdf

RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero, del Director General de la Agencia Estatal sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática.
http://www.aeat.es/prestelem/res2_2003.htm

ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias.
http://www.aeat.es/normlegi/prestelem/ord1181.htm

REAL DECRETO Ley 14/1999 sobre Firma Electrónica
http://www.setsi.mcyt.es/legisla/internet/rdley14_99.htm

LEY ORGÁNICA 15/1999, 13 de diciembre, Protección de Datos de Carácter Personal "LOPD". https://www.agenciaprotecciondatos.org/datd1.htm

La firma electrónica es un procedimiento que permite legalizar un documento electrónico. En esencia, la factura telemática, se basa en la aplicación de una firma electrónica en el archivo electrónico que contiene los datos de la factura.

La firma electrónica aporta las siguientes capacidades a un documento electrónico

Integridad. Garantiza que el documento, una vez firmado, no puede ser modificado. Cualquier modificación del contenido, por pequeña que sea, destruirá la validez de la firma. Los poseedores de un documento firmado deberán contar con el dispositivo que permita verificar la integridad del documento.

Identidad. La firma electrónica garantiza la identidad del firmante empleando un certificado digital. El almacenamiento recomendado para los certificados digitales son las tarjetas smartcard debido a sus acreditadas capacidades de seguridad.

No repudio. Este requerimiento de la firma electrónica avanzada implica que el firmante no puede negar haber firmado. Debe tenerse en cuenta que para garantizar esta capacidad frente a posibles revocaciones y caducidades del certificado, el único proceso valido es la estampación del sello de tiempo por parte de la Autoridad de Certificación del momento en que se produce la firma.

El formato XML es utilizado de forma masiva en el ámbito de las aplicaciones informáticas y en Internet por las ventajas de flexibilidad que aporta en procesos en que es necesario compartir información entre diferentes sistemas.

Aunque las disposiciones legales sobre factura telemática no establecen el formato que debe aplicarse a los datos que componen la factura, es obvio que el uso de un formato interpretable por los sistemas de información del emisor y el receptor aporta innumerables ventajas.

En este apartado se presenta, paso a paso, el proceso de emisión y recepción de facturas telemáticas a partir de un programa de gestión comercial.

Paso 1. Introducción de los datos de la factura
Desde la aplicación de gestión se emiten las facturas de forma individual o de forma masiva según criterios de selección. Este proceso puede presentar ligeras diferencias en función del programa de gestión empleado

Paso 2. Generación de la factura en formato XML
Cada factura se almacena en un documento XML que contiene toda la información obligatoria y de detalle de la factura. Este paso equivaldría a imprimir la factura, la única diferencia es que los datos se conservan en un documento electrónico

Paso 3. Aplicación de la firma electrónica avanzada a la factura
Al pasar por ANF Autoridad de Certificación y usando las tecnologías de firma y estampación de sello de tiempo, se emite la firma electrónica avanzada desde el certificado. Para el usuario este proceso es tan sencillo como hacer clic en una opción IslaWin Gestión.

Paso 4. Envío de las facturas por correo electrónico de forma securizada
Cada factura emitida, en formato XML, junto con su documento de firma electrónica, es encapsulado en un archivo cifrado y enviado por correo electrónico a la dirección de correo del destinatario

Paso 5. Recepción y verificación de facturas
El receptor de la factura activa el visor de facturas telemáticas para visualizar el contenido de la factura emulando una impresión tradicional y verifica su integridad a partir del documento de firma adjunto . O en su defecto, si también tiene IslaWin Gestión, se integrará en el sistema una vez validada la factura electrónica.

Paso 6. Impresión legalizada de facturas
En el caso de que el receptor de la factura desee guardar una copia impresa de la misma, el proceso de impresión adjunta las marcas PDF 417 del contenido de la factura y del documento de firma electrónica siguiendo la norma PKCS7