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Bienvenido
A través de este portal Isla Soft centraliza toda la información que usted necesita conocer acerca de la normativa y uso del nuevo módulo "IslaWin Factura-e".
Las ventajas inmediatas de este nuevo módulo son:
- Reducción de los tiempos de gestión
- Disminución de costes en papel
- Integración con otras aplicaciones
- Mejora de la eficiencia
El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”. |
Integración en nuestros productos
ContaWin
Elimine errores de contabilización gracias a la importación de facturas XML con el formato 3.1 al módulo de facturas recibidas. A través de un cómodo asistente que introduce los datos por usted.
IslaWin Gestión
Exporte las facturas emitidas a sus clientes en el formato XML 3.1 de Factura-e (estándar de la AEAT). Además podrá importar desde el mismo formato XML y convertirla tanto facturas recibidas como emitidas (ideal para consolidar información entre sucursales)
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Normativa
Obligaciones legales para el expedidor
- Reglamento sobre Facturación Electrónica
La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el
Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
- Creación de la factura
Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
- Firma electrónica reconocida
- Remisión telemática
- Conservación de copia o matriz de la Factura
Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.
También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:
“Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....
- Contabilización y anotación en registros de IVA
- Conservación durante el período de prescripción
- Garantía de accesibilidad completa
Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:
- visualización,
- búsqueda selectiva,
- copia o
- descarga en línea e impresión.
Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003)
- Subcontratación a un tercero
Todas las fases anteriores pueden ser subcontratardas a un tercero, sin perder su responsabilidad.
Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.
Obligaciones legales para el destinatario
- Recepción de la factura por medio electrónico
- Verificación de los contenidos mínimos exigibles y
- Verificación segura de la firma electrónica.
Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que:
“el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.
A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.
- Contabilización y anotación en registros de IVA
- Conservación durante el período de prescripción
- Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa
- visualización,
- búsqueda selectiva,
- copia o
- descarga en línea e impresión.
- Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la factura electrónica?
Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.
En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.
¿Qué es facturación electrónica?
Consiste en facturar usando facturas electrónicas.
¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital?
Sí son equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos. Así en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresión “remisión por medios electrónicos de facturas”.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?
Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
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Ahorro de costes.
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Mejora de la eficiencia.
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Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
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Optimización de la tesorería.
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Obtención de información en tiempo real.
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Reducción de tiempos de gestión.
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Agilidad en la toma de decisiones.
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Administración y contabilidad automatizadas.
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Disminución de costes de los documentos en papel.
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Control de acciones erróneas.
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Uso eficaz de los recursos financieros.
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Flujos de transacciones agilizados.
En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?
Tal como se ha comentado anteriormente hay varios mecanismos. El más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida. En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación telemática, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software.
¿Por qué es necesaria la firma electrónica reconocida en la factura electrónica?
La firma electrónica es necesaria para garantizar la integridad de la factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura. Por otra parte esa firma electrónica es reconocida, para conseguir el mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003. Sólo la firma reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita.
¿De quién es el certificado que hay que usar para firmar la factura que se emite?
El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.
¿Cuál es el plazo de resolución y cómo ha de interpretarse el silencio administrativo?
El plazo de resolución es de seis meses, a contar desde la fecha de presentación de la solicitud en el Registro. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.
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